La facturación electrónica tiene dos direcciones: de entrada y de salida, y según la empresa SERES, pionera y especialista en soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos, tan importante es gestionar eficazmente las facturas emitidas como las recibidas.
Así lo ha entendido la DIAN, que está potenciando la recepción de facturas electrónicas por parte de las empresas colombianas “y de esta manera –señala Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM- cuanto antes se incorporen las empresas a la factura electrónica, más ventajas competitivas obtendrán”. En este sentido, Alberto Redondo recuerda que “el uso del formato electrónico resuelve la mayoría de los problemas que se producen en la recepción de facturas en papel y simplifica su gestión, automatizándola”.
Según SERES, la recepción de facturas en papel conlleva una serie de problemas que complican enormemente el proceso. La solución pasa por apostar por un proyecto de recepción que no solo elimine un circuito de tareas tan complejo, sino que suprima completamente los errores asociados a factores humanos y aporte otra serie de beneficios para la empresa.
Sin errores
El formato electrónico permite recibir las facturas en el formato correcto y con la información necesaria que facilita su tramitación y contabilización interna eficientemente. Si la factura tiene todos los datos necesarios, se deja pasar al proceso interno. En caso contrario, se rechaza automáticamente. La clave consiste en recibir solamente facturas en formato correcto, eliminando el esfuerzo interno innecesario derivado de facturas incorrectas, que implica el trabajo de diversos departamentos, responsables, etc.
La factura correcta llega directamente a la persona o departamento de aprobación, agilizando los plazos de gestión y creando un entorno de trabajo unificado y específico para cada unidad que compra.
El proveedor sabrá́ al momento cuál es el error o si está en tratamiento. Dispondrá también de acuse de recibo electrónico que evita correos y llamadas futuras con el valor añadido de aportarle la información que debe corregir para solucionar el rechazo.
Según SERES, si aproximadamente el 43% de las facturas mal gestionadas se debe a errores propios en la recepción, un proyecto de facturación electrónica permite realizar un filtro previo automático de errores semánticos, sintácticos y de negocio. Así, el sistema desechará las facturas que no contengan el RUT de emisor, que el importe tenga letras o que no venga la referencia del pedido o el departamento de destino.
Adiós a tareas improductivas
Una vez eliminadas las situaciones incorrectas en la recepción, la factura electrónica se integra automáticamente en el programa de gestión corporativo, evitando la manipulación, impresión, lectura y tecleo a mano de los datos. Los datos de las facturas correctas se incorporan automáticamente en los sistemas para su tratamiento y contabilización interna.
Según SERES, mecanizar datos es una tarea poco productiva y, normalmente, se realiza con personal poco cualificado y poco motivado, lo que favorece que se produzcan errores humanos en los datos introducidos. “Según nuestros estudios – señala Alberto Redondo- se reducen unos 6:30 minutos por factura al pasar de papel a electrónico”.
Sin discrepancias
La factura electrónica se integra en los procesos de aprobación de forma automática, incluso aunque no se disponga de un workflow, lo que facilita la gestión interna de complejos procesos previos al pago de la factura. En caso de rechazo, una gestión eficaz de las discrepancias puede aportar a la empresa la eliminación de las pérdidas de tiempo innecesarias y trasladar los motivos de rechazos. Una vez que el proveedor tiene con su empresa un canal de comunicación abierto cualquier información/documento puede ser intercambiado.
Según SERES, “gestionar la aprobación y las disputas sobre una factura a través de medios electrónicos puede llegar a reducir los costes de las mismas en un 49%”.
Retorno de la inversión
La inversión inicial de un proyecto de facturación electrónica se compensa con los ahorros obtenidos en un plazo muy corto de tiempo. Seguir recibiendo facturas en papel de los proveedores obliga a las empresas a unos costes constantes que les aportan poca flexibilidad a la hora de aportar valor financiero a una venta. Con la puesta en marcha de un proyecto de recepción de facturas electrónicas, aun tomando en consideración los costes de puesta en marcha y el lógico paso gradual de papel a electrónico de los proveedores, los ahorros obtenidos compensan la inversión en menos de un año.
Gestión de los Proveedores
La necesidad de convencer a los proveedores para que adopten el cambio es uno de los motivos más importantes para no dar el paso. La realidad es que esa previsible incomodidad es proporcional a la intensidad con la que se trasmita el proyecto de recepción de facturas y a la percepción de las ventajas que obtengan éstos. Saber dónde está una factura en todo momento, tener conocimiento de los motivos exactos de los rechazos, acceder a mecanismos de financiación rápidos y versátiles, además de aportar a su socio un canal seguro de comunicación con su empresa y con otros posibles clientes es un valor diferencial para convencerlos.
Bueno para los proveedores
Según SERES, hay que informar y formar a los proveedores. Las empresas deben saber que la factura electrónica es algo necesario para que entiendan su solicitud y requisitos. De igual manera, hay que crear un entorno colaborativo donde cada proveedor aproveche sus actuales proyectos de factura electrónica.
Contar con un canal seguro de comunicación con su empresa y con otros posibles clientes le permitirá sacar el mayor provecho a su solicitud además de afianzar, mediante una medio seguro y automatizado, el intercambio de información, sobre todo en el caso de discrepancias, y de nuevos documentos como pueden ser guías de remisión, pedidos, contratos, etc. Entre las ventajas que tendrá el proveedor destacan el acuse de recibo electrónico, la consulta del estado de tramitación durante todo el proceso, la posibilidad de subsanación y corrección cuando el cliente le notifica algún rechazo o se detecta un error y la posibilidad de enviar facturas electrónicas a todos sus clientes y beneficiarse también del ahorro de costes. “Ventajas que, por sí solas –concluye Alberto Redondo- son suficientes para animar a los proveedores a sumarse al proyecto”.
