El departamento de Recursos Humanos es uno de los más importantes en cualquier empresa, ya que tiene la responsabilidad del manejo del personal. Desde la selección de candidatos, controlar el horario hasta el pago de nóminas, debe ser manejado de forma eficiente y segura.
Esto genera una gran cantidad de datos que deben ser manipulados con seguridad a fin de evitar errores que se reflejen, por ejemplo, en un mal cálculo del pago del salario. Por esto, es de gran utilidad contar con un software de recursos humanos.
Estas herramientas digitales permiten hacer un manejo automatizado de la información del personal, manejar los calendarios laborales y elaborar las nóminas. Asimismo, los responsables de Recursos Humanos pueden generar informes que les permiten hacer una programación más eficiente de las actividades del personal.
¿Qué debe tener un buen software de Recursos Humanos?
En la actualidad hay una gran oferta de programas informáticos para el manejo del personal en una empresa. Al momento de seleccionar el que más te conviene, debes tener claras las necesidades particulares de tu organización.
Lo importante no es que el software tenga una gran cantidad de funciones, sino que cuente con aquellas que requieres para organizar tu plantilla. De esta forma, harás una inversión adecuada a tus requerimientos y podrás realizar todos los procesos de una forma más rápida y segura.
Un buen software de Recursos Humanos, debe contar con ciertas funciones básicas para lograr los objetivos de este departamento:
1. FACILITAR LA GESTIÓN DEL PERSONAL
En primer lugar, este tipo de software te debe permitir almacenar toda la información personal y profesional de cada empleado. Asimismo, incluir todo lo referente al perfil del cargo de cada uno, sus responsabilidades, historial y detalles de su contrato y prestaciones salariales.
Igualmente, conviene que tenga un módulo que facilite los procesos de selección de nuevos empleados. En este caso, se puede tener una base de datos con posibles candidatos y hacer un análisis de su perfil a fin de entrevistar a los más idóneos.
2. PERMITIR LA PERSONALIZACIÓN
Diseñar un software para una empresa en particular puede llegar a ser muy costoso, pero al seleccionar tu software de Recursos Humanos, toma en cuenta que se pueda personalizar. Por ejemplo, poder cambiar campos dentro de una planilla o diseñar estas según tus requerimientos.
Igualmente, debe tener una interfaz sencilla que facilite la búsqueda y visualización de la información. También poder generar informes con distintos datos presentados en tablas y gráficas que faciliten el análisis de la información.
3. CONTAR CON AUTOSERVICIO DEL EMPLEADO Y EL GESTOR
Una de las grandes bondades de estos sistemas, es que ahorran tiempo y esfuerzo en la atención de los empleados. Por esto, es muy importante que tengan un módulo de autoservicio en el que el trabajador pueda ver y editar sus datos personales.
Asimismo, solicitar información sobre el cumplimiento de su jornada laboral, control de horas extra o visualización de la nómina. Por otra parte, el gestor debe contar con un módulo que facilite sus labores rutinarias como aprobar pago de horas extras o vacaciones, entre otros.
4. GARANTIZAR LA SEGURIDAD Y ALMACENAMIENTO DE LOS DATOS
Los datos contenidos en este tipo de software deben estar protegidos y su acceso limitado, según autorización por parte de los gerentes. Así, un empleado solo debe poder visualizar su información y cambiar aquella que se considera conveniente.
Los datos pueden estar almacenados en dispositivos físicos, pero es muy importante contar con un respaldo en la nube. Esto además, facilita que el gerente tenga acceso a la información desde cualquier lugar donde se encuentre.
5. CONTROL HORARIO, GESTIÓN DE NÓMINA Y EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Para que un software de recursos humanos sea eficiente, debe tener módulos que gestionen las funciones más importantes de este departamento. Uno imprescindible es el de control horario, que también permite planificar el calendario laboral, organizar vacaciones y visualizar los problemas de absentismo.
Igualmente, se debe contar con funciones para la gestión automatizada de las nóminas en las que se contemplen las compensaciones salariales y pagos de impuesto individualizados de cada empleado. Por otra parte, es conveniente que tenga un módulo que permita hacer la evaluación de desempeño de cada trabajador.
6. PROGRAMAR NOTIFICACIONES AUTOMÁTICAS
Otra función muy conveniente en este tipo de software es que puedas programar notificaciones automáticas, como el envío de circulares a los trabajadores. Igualmente, generar alertas que recuerden a los empleados de Recursos Humanos tareas que se deben realizar en una fecha determinada.
Fuente: subgurim.net
