La factura electrónica es una pieza clave para establecer una correcta relación con los clientes y proveedores.
El ahorro de costes es directamente proporcional al volumen de facturas que se emiten y envían. Cuanto mayor sea, mayor es el ahorro.
Bogotá, 20 de octubre de 2016- ¿Le gustaría que su empresa redujera los costes, automatizase los procesos de facturación y redujera errores, mejorara la gestión, acortara los plazos de cobro o pudiera acceder fácilmente a otras fuentes de financiación como el factoring? Para acceder a estas y otras ventajas basta con aprovechar al máximo la oportunidades y beneficios que ofrece la factura electrónica frente a los sistemas basados en el papel.
“Más allá de cumplir con la normativa de la DIAN, el verdadero reto de las empresas colombianas al abordar un proyecto de factura electrónica es que le permita realmente mejorar su negocio”, explica Alberto Redondo, director de marketing de SERES para Iberia y Latam.
Las oportunidades y ventajas que ofrece la factura electrónica son una realidad palpable, “además –añade Redondo– la factura electrónica es una pieza clave para establecer una correcta relación con los clientes y proveedores”. La propuesta de SERES es no sólo cumplir con la normativa sino también mejorar el negocio. El beneficio más evidente y el primero que se ve es el ahorro de costes y es directamente proporcional al volumen de facturas que se emiten y envían. Cuanto mayor sea, mayor es el ahorro.
Si el volumen es pequeño, este saldo no es tan evidente, pero no impide disfrutar de otras ventajas. En estos casos, el principal beneficio se sitúa en la relación de negocio, la trazabilidad. Así, la factura electrónica permite conocer el estado de la factura y saber que la factura será cobrada en el periodo acordado. Es aquí donde muchas empresas no dudan en dedicar recursos para saber si las facturas son correctas y han sido aceptadas. En una gestión basada en el papel esto implica llamadas, rellamadas, respuestas tardías con errores sencillos, etc.
Según un estudio realizado por SERES, con la factura electrónica los costes medios por factura se reducen drásticamente pasando de aproximadamente:
• En emisión: $ 14.394,86 pesos en papel a $ 5.305,07 pesos en formato electrónico.
• En recepción: $ 23.355,26 pesos en papel a $ 7.343 pesos en formato electrónico.
Estos ahorros son referidos a un cambio global y no suelen repercutir directamente en empresas sin un volumen considerable. El dato más significativo recae en el ahorro de tiempo, que es aprovechado para otras tareas menos rutinarias y más productivas que simplemente facturar o dar seguimiento a las facturas. Es aquí donde las empresas suelen obtener una recompensa mayor.
Otra gran ventaja de la factura electrónica es la relativa a la automatización de las tareas que conlleva su utilización, ya que ofrece una simplificación y racionalización de los procesos financieros claves, con lo que las empresas pueden aumentar su agilidad financiera mientras aumentan su control y mejoran la gestión de los flujos de efectivo. Así, con la factura electrónica se consigue una colaboración estrecha entre finanzas, cuentas a pagar, compras, tesorería y contabilidad que permite un acortamiento de la cadena de suministro financiera convirtiéndola en una herramienta útil para la financiación y los pagos.
Por último, hay que tener muy en cuenta otro beneficio que, en este caso, es para la sociedad. La transformación digital de las diferentes actividades humanas le sienta bien al medio ambiente. En general, se estima que para un envío de 2.000 facturas al mes se evita la tala de cerca de 4 árboles y se reduce un 0,72 Tm emisiones de CO2.
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