¿Puede haber una tarea más estresante y compleja que el Cierre Financiero? Afortunadamente, las plataformas modernas de gestión empresarial ayudan a realizarlo de forma más sencilla, precisa y ágil.
Por Néstor Clavijo, gerente general, Cloud Consulting Services.
Por décadas, los departamentos de finanzas han visto el ‘cierre financiero’ como un proceso dispendioso y estresante que puede tomar varios días. Se trata de un momento clave en toda organización en el cual es necesario asegurar el registro de todas las transacciones, así como la identificación y corrección de errores para cerrar libros contables rápidamente.
A pesar de que una encuesta realizada por APQC entre 2.300 directores financieros reveló que el 25% de ellos dijo que necesita 10 o más días calendario para completar el cierre mensual, otro 25% señaló que la misma la tarea la completa en 4,8 días o menos. Todo depende del método y de la plataforma utilizada. Para ello, vale la pena poner en marcha seis buenas prácticas para mejorar el cierre financiero:
1. MANTENGA UN LISTA DE VERIFICACIÓN. Una lista verificación detallada ayuda a mantener enterados a todos los miembros de equipo acerca de los avances y posibles cuellos de botella. Aunque a menudo se utiliza un cuadro en Excel para hacer seguimiento a todas las tareas y aprobaciones, lo cierto es que a medida que crece la tabla, así mismo aumenta la complejidad, y también la posibilidad de errores. Por ello, es conveniente valerse de plataformas automatizadas de verificación para un proceso de cierre más formalizado. Oracle NetSuite por ejemplo, incorpora innovadores controles para procedimientos y cronogramas que ayudan a gestionar más fácilmente el cierre, entregando mayor transparencia y responsabilidad, lo que agiliza el proceso global de semanas a días.
2. DEFINA TIEMPOS Y ASIGNE ROLES. Una buena gestión del proceso de cierre incluye asignar responsables de completar tareas individuales y definir tiempos de ejecución para cada una. A pesar de ser sencilla y básica, esta práctica es considerada el pilar para mejorar el proceso de cierre financiero. Sin embargo, en muchas organizaciones, los líderes contables asumen que los miembros de equipo saben a la perfección lo que deben hacer, por lo que sus roles se basan en suposiciones y prácticas en desuso. El asunto se complica a medida en función del tamaño de la empresa y la cantidad de transacciones a procesar mensualmente.
3. CONCILIACIÓN PERMANENTE. Interiorice a los miembros de equipo para que concilien cuentas con más frecuencia. Aunque la conciliación es parte intrínseca del proceso contable y ayuda a obtener registros precisos, muchas empresas solo revisan cuentas al final del mes, justo cuando están haciendo el cierre. Esta mala práctica solo retrasa lo inevitable. ¿Si de todas maneras debe hacerse cada mes, por qué razón esperar hasta el cierre? La clave aquí es buscar una forma automatizada de hacer la conciliación que siempre será mas sencilla si se cuenta con herramientas tecnológicas adecuadas.
4. APROVECHE LA NUBE. El uso de una plataforma financiera basada en la nube ayuda enormemente a que el proceso de cierre sea menos estresante y más eficiente. Con la data en la nube, los miembros del departamento contable pueden acceder más rápido a los documentos al tiempo que trabajan simultáneamente. Esto crea un nivel de transparencia nuevo, con actualizaciones en tiempo real y las aprobaciones pertinentes de manera sencilla y siempre disponible incluso en dispositivos móviles.
5. MINIMICE EL INGRESO DE DATOS. El teclado es una fuente común de errores en el ingreso de datos. Por ello, es importante solicitar a los proveedores que envíen las facturas electrónicas en formato XML para que se puedan importar directamente a la plataforma contable. También vale la pena considerar un escáner con software de reconocimiento óptico de caracteres.
6. APÓYESE EN TECNOLOGÍA. Lograr la simplificación en el proceso de cierre financiero es posible con la tecnología adecuada. Al utilizar plataformas avanzadas y en la nube, los líderes contables tienen una mejor visión del cierre y mayor confianza en el ingreso y procesamiento de datos, lo que a la postre trae beneficios para el negocio y menor estrés a los miembros del departamento.
El cierre financiero no tiene por que ser un proceso manual y lento. Las nuevas plataformas contables son capaces de comparar las transacciones bancarias con los registros internos para crear de forma automática las entradas del diario y si llegaren a faltar transacciones, estas quedan marcadas para su posterior investigación.
Además, la automatización inteligente de tareas manuales y repetitivas permite no solo una conciliación más rápida y precisa sino también la aplicación de análisis de reglas con aprendizaje automático.
En lugar de pasar días y días revisando documentos físicos y transacciones, los miembros de equipo pueden concentrarse en las excepciones. Con el tiempo, mientras la plataforma aprende a identificar errores y se convierte en una fuente única de datos para toda la organización, el proceso de cierre financiero se vuelve más ágil y eficiente.
