En la legislación laboral queda establecido que cada trabajador tiene derecho a 30 días naturales de vacaciones por cada año de trabajo. Cuando manejas una plantilla pequeña la programación de las vacaciones puede ser tarea sencilla, pero al tener muchos empleados se vuelve una gestión compleja.
Al realizar el control de las vacaciones debes tomar en cuenta diversos factores como la conciliación familiar y laboral. Asimismo, los turnos tienen que programarse para garantizar que ningún sector quede desatendido.
El departamento de Recursos Humanos debes hacer un control individual del tiempo de trabajo de cada empleado de forma individualizada para una programación más eficiente. Además, es importante que todos conozcan la planificación con antelación a fin de realizar los ajustes necesarios en cada departamento.
Ideas para mejorar el control de vacaciones del personal
A continuación te presentamos algunas ideas que pueden ser útiles al momento de programar las vacaciones de tu plantilla:
1. Define la política de vacaciones
Lo primero que debes hacer al contratar un empleado nuevo es explicarle la forma en que se gestionan las vacaciones en la empresa. Asimismo, este debe conocer lo establecido en su contrato colectivo a este respecto.
En caso de que la empresa tenga un período del año en que requiera su plantilla al completo, se debe informar para que el trabajador no planifique sus vacaciones en estas fechas. También es importante que conozca si se tiene una política de vacaciones colectivas en un período del año, cuando todo el personal debe tomar sus días de descanso.
2. Establece prioridades y define plazos de solicitud
Otro factor que te va a ayudar a una mejor gestión de las vacaciones del personal es establecer prioridades para otorgarlas. Por ejemplo, tomar en cuenta a empleados con hijos en edad escolar que requieran conciliación familiar y laboral así como tomar en cuenta la antigüedad de los trabajadores.
Igualmente, debes indicar los plazos que se establecen para que cada trabajador solicite sus vacaciones y que te permite planificar el trabajo en cada sector. Por lo general, se suele establecer un lapso de 15 días de antelación, pero puede ser un poco más si así lo requieres en tu planificación.
3. Usar plantillas Excel y bases de datos
Para llevar un mejor control de las vacaciones es común utilizar plantillas Excel en las que se lleva el registro de los días trabajados por cada empleado. Estas tienen la ventaja de ser económicas y sencillas de utilizar, pero se deben actualizar constantemente y no permiten realizar tareas simultáneas.
También tienes la opción de construir una base de datos donde es sencillo visualizar de forma rápida los días trabajados y vacaciones disfrutadas del trabajador. No obstante, este sistema tampoco es muy dinámico y es engorroso modificar los datos.
4. Contratar un programa de gestión de vacaciones
Una de las mejores opciones para mejorar el control de vacaciones de personal, son los softwares especialmente diseñados para este fin. En NoticiasdeAlmeria nos indican que los mismos han sido pensados para entornos empresariales y se puede cargar información sobre días festivos tanto locales como nacionales.
Estos programas suelen tener una interfaz muy visual y permiten gestionar fácilmente las solicitudes. Asimismo, puedes programar alertas que te adviertan del momento de las vacaciones de cada trabajador y te ayudan a planificar la organización del trabajo en cada departamento para cubrir la falta de personal.
5. Mantén una comunicación fluida para la conciliación
Además de utilizar estos programas de gestión, también es importante que tengas siempre un canal de comunicación con cada empleado. En caso de no poder otorgar las vacaciones en la fecha solicitada, se deben explicar claramente las razones y conciliar otra fecha que sea conveniente tanto para el trabajador como la empresa.
El uso de las herramientas de gestión adecuadas así como una comunicación constante con tus empleados, permitirá que el manejo de las vacaciones sea un proceso fluido. La intención es buscar el mayor beneficio tanto para el trabajador como la empresa.
Fuente: www.noticiasdealmeria.com
