LA ELECCIÓN DE PROVEEDOR DE FACTURA ELECTRÓNICA ES ESENCIAL PARA EL ÉXITO DEL PROYECTO

 
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La primera etapa de la puesta en marcha de la facturación electrónica ya comenzó. Desde el pasado 1 de septiembre más de 3.000 grandes contribuyentes de Colombia debieron comenzar a facturar bajo la nueva reglamentación, sin embargo- y a pesar de la insistencia de la DIAN y de los proveedores electrónicos en el proceso de divulgación y apoyo en la transición- a mediados de agosto 1.208 empresas aún no habían implementado la facturación electrónica puesto que solicitaron la prórroga que correponde para extender hasta diciembre el plazo de implementación.
La obligatoriedad no termina aquí sino que el 1 de enero de 2019 la obligación incluirá a todos los contribuyentes responsables de declarar y pagar IVA, Impuesto al Consumo, por lo que la implantación de la factura electrónica en el país es inminente.
En este punto de la obligatoriedad, y tomando en cuenta todo el proceso interno al que debe someterse una empresa para migrar a la facturación electrónica, es necesario insistir en el apoyo de un proveedor, que ayude en toda la implementación y que acompañe durante el proceso. “De esta manera – incica Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM- las empresas no sólo cumplen con esta obligación y sino que, además, mejoran su gestión, sus procesos y sus resultados de negocio. Todo ello de forma sencilla y sin que suponga un trauma para la empresa”.
En este proceso, las empresas colombianas pueden adquirir una de las soluciones tecnológicas que se ofrecen en el mercado o utilizar la que facilita la DIAN, y ponerse en marcha. En ambos casos, la empresa se limita a cumplir con la norma, sin que este cambio le aporte un valor añadido, que es uno de los grandes fundamentos de la factura electrónica en otros países donde su uso no es obligatorio. “Por eso –señala el director de Marketing de SERES- si lo que la empresa quiere es, además de cumplir con los requisitos legales, mejorar su gestión y disfrutar de todos los beneficios que ofrece la factura electrónica, el primer paso debe ser buscar un proveedor que le asegure un cambio que aporte valor al negocio”.
Elegido el proveedor, el siguiente paso es realizar las pruebas correspondientes con la DIAN para asegurar que el sistema, técnicamente, hace llegar la factura en el tiempo, la forma y el formato electrónico que requiere la DIAN. Verificados estos extremos, el siguiente paso es poner en marcha un proceso de emisión de facturas y hacerlas llegar a los clientes, verificando que se trata de un canal seguro y trazable, donde la factura que sale llega al cliente correctamente y tener la certeza y verificación de que el destinatario la ha recibido y la puede gestionar. Además, la empresa tiene que confirmar que le aporta valor real y un feedback de estados que mejora la gestión del día a día, sabiendo que la factura está correcta y no es necesario realizar ninguna modificación. O incluso, debe saber si le van a adelantar o a asegurar que la factura se va a cobrar en el plazo pactado, para poder mover y gestionar la tesorería que viene detrás a la hora de emitir una factura.
Pero el proceso de decisión no acaba todavía. El siguiente paso es saber y asegurarse de que el proveedor va a incorporar al sistema, puntualmente y de manera precisa, los cambios y modificaciones que realice la DIAN a lo largo del tiempo. La experiencia en todos los países latinoamericanos nos muestra que los sistemas se van ajustando periódicamente e incluso incorporan evoluciones técnicas, que implican adaptaciones tanto tecnológicas como en los procesos de negocio.
Según SERES, la mejor opción es contar con un partner de confianza que vaya guiando a las empresas en el proceso, que les acompañe en los cambios y que estos se den en tiempo y en forma, cumpliendo las disposiciones normativas, para que se cumpla con las novedades. Además, deben elegir un partner que les ayude en el proceso de negocio, que les asesore y, si es necesario, forme a los equipos, para que sean capaces de entender lo que pide la DIAN y, desde su cumplimiento, diseñar las mejores estrategias de negocio y de relación con clientes y proveedores.
“Cuando se emite una factura en papel –señala Alberto Redondo- se envía por correo postal y el destinatario la tiene que introducir en su sistema manualmente, pero cuando se emiten facturas electrónicas el formato puede variar de unas empresas a otras. Hay clientes que piden que se emita en un formato determinado para integrarlo en sus procesos de gestión automáticamente. Otros solicitan información adicional a incluir en la factura. Una casuística amplia y compleja que acompaña el proceso de adopción de la factura electrónica y que hay que tener en cuenta, porque va a formar parte de la evolución en el día a día del proyecto”.
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